Mehr Sicherheit durch Auslagerung der Entgeltabrechnung

HR Outsourcing ist der zielführende Weg zu maximaler Effizienz, Flexibilität, Qualität und Innovationskraft. Mit der Auslagerung der Entgeltabrechnung, die zu den kompliziertesten Teilprozessen im Personalwesen gehört, sorgen Sie für eine konsequent reibungslose Abwicklung. Die Unterstützung durch externe Spezialist:innen für administrativen Personalaufgaben wie der Entgeltabrechnung macht HR beweglicher, steigert die Wertschöpfung aller Prozesse und beschleunigt diese deutlich. Die Auslagerung von kompletten Abläufen entlastet von komplizierten Routineaufgaben.

Wann und wo Outsourcing Sinn macht

Business Process Outsourcing (BPO/HR Payroll Service) bedeutet übersetzt die Auslagerung von Geschäftsprozessen. Ein spezialisierter Dienstleister übernimmt einen Teil- oder Gesamtprozess des Kunden. Das dienstleistungserbringende Unternehmen stellt das Know-how, das Personal sowie die IT-Infrastruktur bereit, sodass sich die Kunden um diesen Geschäftsprozess nur noch in minimiertem Umfang kümmern müssen. Ob ein Geschäftsprozess für die Auslagerung mittels BPO geeignet ist, hängt davon ab, ob er normierbar, standardisiert, administrativ, regelbasiert und wiederholbar ist. Ein typischer Bereich, der häufig im Rahmen des BPO ausgelagert wird, ist die Entgeltabrechnung.

Entgeltabrechnung auslagern: Mögliche Szenarien

Viele Unternehmen sind nur bedingt gerüstet, wenn zentrale Mitarbeitende in der Entgeltabrechnung längerfristig ausfallen. Vorteilhaft ist es, wenn dann auf ein Unternehmen zurückgegriffen werden kann, das gezielt HR Outsourcing-Services anbietet. Motive, aus denen sich Unternehmen zur Auslagerung ihrer Entgeltabrechnung entscheiden, können vielfältig sein. Die folgenden Szenarien geben einen Überblick über die häufigsten Entscheidungen, in denen die Auslagerung die geeignete Lösung sein kann:

1. Personelle Veränderungen

Insbesondere in kleineren Betrieben, in denen die Entgeltabrechnung von einzelnen Mitarbeitenden erledigt wird, geben häufig anstehende personelle Veränderungen den Anstoß für die Überlegung, den Abrechnungsprozess auszulagern. Erreichen langjährige Lohn- und Gehaltssachbearbeiter:innen das Rentenalter oder wechseln Mitarbeitende der Personalabteilung aus anderen Gründen das Unternehmen, geht ein enormes Fachwissen verloren. In dieser Situation wäre ohnehin ein kompletter Neustart mit neuem Personal erforderlich – und damit kann gleichermaßen auch eine Auslagerung des Prozesses erwogen werden, um Fachwissen und Kompetenz langfristig zu sichern.

 

2. Konzentration auf strategische HR-Arbeit

Während die Personalabteilung früher vor allem der Entgeltabrechnung diente, hat sich der Fokus heute verschoben. In Zeiten des Fachkräftemangels müssen Unternehmen deutlich mehr Mühe in Bereiche wie das Recruiting, die Personalentwicklung oder das Talentmanagement investieren. Eine strategische Neuausrichtung der Human Resources begünstigt die Auslagerung der Entgeltabrechnung an einen BPO-Dienstleister: Die bestehenden Arbeitnehmer:innen im Personalwesen können ihre Kapazitäten zukünftig mehr in die strategisch wichtigen Felder der Personalarbeit investieren. Gleichzeitig verkraftet die Abteilung so auch anstehende personelle Veränderungen besser.

 

3. Verringerung des administrativen IT-Aufwands

Der Betrieb, die Wartung und die Administration der Abrechnungssoftware und -daten verlangt dem Unternehmen einen hohen zeitlichen Aufwand ab, sei es für das Einspielen von Updates, das Beheben von Daten oder die Sicherstellung, dass der gesetzliche Datenschutz eingehalten wird. Durch eine Auslagerung des Prozesses benötigt das Unternehmen keine eigene Abrechnungssoftware mehr und die Abrechnungsdaten verlagern sich in die Cloud. Dadurch kann das Unternehmen enorme Kosten im IT-Bereich einsparen.

 

4. Mehr Sicherheit durch Auslagerung

Erledigt in einem Unternehmen eine Alleinkraft die Entgeltabrechnung, stellt dies für Unternehmen ein enormes Risiko dar. Schon ein zweiwöchiger Urlaub führt zu ernsthaften Schwierigkeiten in der Serviceabdeckung. Eine längerfristige Erkrankung käme einem Totalausfall gleich. Gerade im Bereich der Entgeltabrechnung sind Sicherheit und Konsistenz besonders wichtig. Durch die Auslagerung des Prozesses wird das Ausfallrisiko auf ein Minimum reduziert, da die Urlaubs- und Krankheitsvertretung vertraglich geregelt ist.

 

Einen Geschäftsprozess auszulagern ist keine Entscheidung, die leichtfertig von jetzt auf gleich getroffen werden sollte. Diskutieren Sie bei der Auswahl von HR-Software und -Services die gewünschten Ziele und Vorzüge der Lösung, die realisiert werden sollte. Das ist für eine strategische und zielgerichtete Vorgehensweise unerlässlich.

 

Die elf wichtigsten Kriterien für die Auswahl eines Anbieters

Ist in Ihrem Unternehmen die Entscheidung für die Auslagerung der Entgeltabrechnung über gefallen, beginnt die Suche nach einem Unternehmen, auf das der Geschäftsprozess auf einer langfristigen Basis übertragen werden kann. Bei der Auswahl ist auf folgende Kriterien zu achten:

• Kompetenzen & Qualifikationen
• Branchenkenntnisse
• Personelle Ausstattung, Erreichbarkeit
• Technische Ausstattung
• Marktstabilität
• Größe & Struktur
• Sicherheit & Datenschutz
• Vertragskonditionen
• Sympathie
• Erweiterung

Die Vorteile auf einen Blick

Durch die Auslagerung von Routineaufgaben in professionelle Hände erhalten Sie mehr Zeit in HR. Als Fachabteilung strukturieren Sie sich neu und reagieren agiler. Mehr freie Kapazitäten für Wesentliches sorgen für einen deutlichen Anstieg der Motivation bei Ihren Mitarbeitenden in der Personalabteilung. Das Outsourcing der Entgeltabrechnung wird mittelfristig die gesamte unternehmerische Leistungsfähigkeit deutlich steigern und sich auch finanziell auszahlen – alleine durch die Gewinne, die Sie haben werden, wenn die Personalabteilung die Zeit hat, strategische neue Aufgaben intensiv umzusetzen, weil die Entgeltabrechnung keine Arbeit mehr macht. Denn BPO bindet den gesamten Workflow rund um die Entgeltabrechnung ein, unter anderem sämtliche Verfahren im elektronischen Meldewesen. Um noch mehr Transparenz zu schaffen, können Sie bei Bedarf durch Unterstützung eines passenden Partners zudem Self-Services rund um die Gehaltsabrechnung wie automatisch online abrufbare Gehaltsinformationen und Entgeltformulare unkompliziert integrieren. Zudem benötigt Ihr Unternehmen keine eigene Abrechnungssoftware mehr und die Abrechnungsdaten verlagern sich in die Cloud. Betrieb, Wartung und Administration übernimmt das dienstleistungsbringende Unternehmen. Sie sparen damit Aufwand und Kosten auch im IT-Bereich.
Ein modernes BPO der Entgeltabrechnung ist natürlich keine Insel für HR, sondern bietet zudem eine integrierte Zeitwirtschaft oder Personalmanagementlösung von Recruiting und Onboarding bis hin zur Personalentwicklung.

 

VEDA - be flexible. be resourceful.

Als Partner und Enabler in digitaler HR-Kompetenz haben wir HR-Themen neu gedacht und aufgesetzt, um HR-Abteilungen und HR im Unternehmen in eine erfolgreiche Zukunft zu führen: sicher, digital und nachhaltig. Das spiegelt sich in unserem Lösungsportfolio wider.