Warum ist Onboarding wichtig?

Onboarding

Jeder, der schon einmal etwas Zeit für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters aufwenden musste weiß, dass das nicht nur ein zeitaufwändiger, sondern auch ein sehr kostspieliger Prozess ist. Die Mitarbeiter sind das Herz eines jeden Unternehmens, und die Hauptverantwortlichen für dessen Erfolg. Umso wichtiger ist es daher, nicht nur bestehende Mitarbeiter zu halten, sondern neue Mitarbeiter effektiv zu ‘Onboarden’, um sie in das Unternehmen zu integrieren.

Aber was genau ist ein Onboarding?

Onboarding ist der anfängliche Prozess der Eingliederung von Neueinstellungen in eine Organisation. 

Von der Einführung in das Team bis hin zur Information wo sich die Feuerlöscher befinden – alles, was neue Mitarbeiter in den ersten Wochen lernen und erleben ist Teil ihres Onboarding-prozesses.

Warum ist ein Onboarding wichtig?

Wir alle wissen: Die Einstellung von neuen Mitarbeitern erfordert einiges an Zeit, Geld und Engagement. Es liegt daher im besten Interesse jedes Unternehmens, gute Mitarbeiter zu halten – was oft sehr stark davon abhängt, wie gut deren Onboarding war. Mitarbeiter, die an einem strukturierten Onboarding-Programm teilnehmen, bleiben mit 69% höherer Wahrscheinlichkeit 3 Jahre lang bei einem Unternehmen. Ein effektives Onboarding soll neue Mitarbeiter nicht nur im Hinblick auf deren zukünftigen Aufgaben und Verantwortlichkeiten integrieren, sondern auch im Hinblick auf deren Integration in das Team und die gesamte Unternehmenskultur. Beide Phasen sind gleichermaßen wichtig, um zu gewährleisten, dass neu eingestellte Mitarbeiter in ihrer neuen Position erfolgreich sind.

Wer ist für das Onboarding neuer Mitarbeiter verantwortlich?

Da das ‘Onboarding’ als der anfängliche Prozess der Eingliederung neuer Mitarbeiter in eine Organisation betrachtet wird, macht es nur Sinn, dass die gesamte Organisation Teil dieses Prozesses ist. Abhängig von der jeweiligen Position sind manche natürlich mehr involviert als andere, aber insgesamt ist jede Person in einem Unternehmen dafür verantwortlich, dass sich neue Kollegen wohlfühlen. Die Integration eines neuen Mitarbeiters in die Organisation geschieht natürlich nicht von heute auf morgen. Es gibt verschiedene Phasen, die neue Mitarbeiter durchlaufen wobei sie auf verscheidenste Personen im Unternehmen treffen, die allesamt Teil des Onboardings sind. 

Die Vorbereitung 

Bevor wir auf die ‘Best Practices’ eines effizienten Onboarding-Prozesses eingehen, muss jedes Unternehmen einige Vorbereitungen treffen, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen in der endgültigen Checkliste enthalten sind. Um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter bestens auf ihre zukünftige Position vorbereitet sind, gibt es vier Hauptinteressenbereiche, die abgedeckt werden sollten - die 4 C's: 

• Clarification (Klarstellung)
  Die Stellenbeschreibung sollte bereits eine grobe Skizze der Aufgaben und Verantortlichkeiten enthalten, die während der Interviewphase weiter besprochen werden sollte. Sobald neue Mitarbeiter dann tatsächlich anfangen zu arbeiten, ist es an der Zeit, detaillierter zu werden. Was genau beinhalten die Aufgaben und Verantwortlichkeiten und was sind die erwarteten Ergebnisse - Dies ist zu Beginn natürlich ein laufender Prozess, da ständig neue Aufgaben hinzukommen werden. 
• Compliance (Konformität)
  Neue Mitarbeiter müssen über rechtliche Themen, Regeln und Vorschriften, sowie über grundlegende Informationen wie Sicherheitsanweisungen informiert werden. Dazu gehören einfache Fragen wie der Standort von Feuerlöschern, aber auch komplexere Angelegenheiten wie Vertraulichkeitsvereinbarungen. 
• Culture (Kultur)
  Die Kultur eines Unternehmens ist in den letzten Jahren für viele Arbeitssuchende zu einem Make-or-Break-Faktor geworden. Insbesondere Millennials und Gen Zs nehmen nicht nur die Stelle selbst, sondern das gesamte Arbeitsumfeld genauer unter die Lupe. Die Einführung neuer Mitarbeiter in die Organisationskultur ist unerlässlich, um zu gewährleisten, dass sie sich willkommen fühlen und Freude an ihrem Arbeitsalltag haben. 

• Connection (Anschluss)
  Nicht zuletzt ist es wichtig, neuen Mitarbeitern beim Aufbau von Netzwerken und Beziehungen zu helfen. Das gilt sowohl für Verbindungen innerhalb ihres Teams, abteilungsübergreifend im gesamten Unternehmen, als auch extern – einschließlich Kunden und Partner.

Best Practices

Nun gibt es bereits viele Tipps und Tricks, wie man neue Mitarbeiter am besten onboarden kann, aber über allem steht wie so oft die Kommunikation. Fragen Sie Neueinsteiger, wie sie gerne geführt werden möchten.

Menschen haben nicht nur einen ausgeprägten Führungsstil, sie haben auch einen ausgeprägten Stil, wie sie gerne geführt werden möchten. 

Um einen effizienten und vor allem konsistenten Onboarding-Prozess gewährleisten zu können, sollte jedes Unternehmen eine individuelle Checkliste haben. Da das Onboarding ein abteilungsübergreifender Prozess ist, ist es wichtig, dass eine Art Handbuch vorhanden ist, das von allen betroffenen Mitarbeitern ausgeführt werden kann. Der Inhalt unterscheidet sich natürlich von Unternehmen zu Unternehmen, da es sich um einen sehr individuellen Prozess handelt. Wir haben jedoch einen kleinen Leitfaden mit Aktivitäten und Verantwortlichen vorbereitet, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. 

Vor dem Startdatum: 

• Bestätigung Startdatum und -zeit [Vorgesetzter]

• Begrüßungspaket erstellen und Arbeitsplatz einrichten [Büromanagement / IT]

Erste Tage: 

• Begrüßung und Vorstellung der wichtigsten Kollegen [Vorgesetzter]

• Einführung von Software, Hardware, Druckern, E-Mail etc. [IT]

• Besprechung Pausenpolitik [Büromanagement]

• Einführung in Tools z.B. zur Kommunikation [Vorgesetzter]

• Compliance- und Rechtsfragen [HR, Vorgesetzter, Büromanagement]

• Bereitstellung Firmenkontaktliste [Büroverwaltung]

• Gemeinsames Mittagsessen / Feierabenddrinks [Kollegen]

Ersten Wochen: 

• Besprechung Verantwortlichkeiten und Ziele [Vorgesetzter]

• Besprechung der Organisationsstruktur und Treffen mit dem erweiterten Team [Vorgesetzter, Büroleitung]

• Stärken und Entwicklungsbedürfnisse und -wünsche diskutieren [Vorgesetzter]

• Regelmäßige 1:1-Sitzungen [Vorgesetzter]

Nach 3 Monaten: 

• Beurteilung des Fortschritts und Anpassung der Verantwortlichkeiten [Vorgesetzter]

• Einführung in komplexere Projekte [Vorgesetzter] 

• Weitere Bekanntmachungen mit dem erweiterten Team [Vorgesetzter, Kollegen]

Nach 6 Monaten / Ende des ersten Jahres:

• Feedbackgespräch [Vorgesetzter] 

• Besprechung kurz- und langfristiger Ziele [Vorgesetzter]