Automatisierungen im Recruiting: Bye-bye Zeitfresser - mehr Zeit für’s Wesentliche

Jeder Recruiter kennt sie: die unzähligen kleinen Aufgaben, die täglich Zeit kosten – vom Datenabgleich über Erinnerungen bis hin zum Versand von Updates an Bewerber:innen. Dabei wünschen sich viele einfach mehr Raum, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: den persönlichen Austausch mit Talenten. Hier setzt die Kraft der Automatisierung an. Indem Routineaufgaben automatisiert werden, schaffen moderne Tools wie ein Candidate Relationship Management (CRM) Freiraum, um Kandidat:innen besser kennenzulernen und strategische Entscheidungen voranzutreiben.

Was bedeutet „Workflow Automation“ überhaupt?

Bei der Workflow-Automatisierung geht es darum, manuelle, sich wiederholende Aufgaben zu digitalisieren und von einer Software automatisch im Hintergrund „erledigen zu lassen“. Dahinter steckt ein einfaches Wenn-Dann-Prinzip, bei dem auf einen Auslöser (Trigger) eine festgelegte Aktion (Action) folgt. Ihre vorhersehbare, lineare Struktur macht es einfach, entsprechende Trigger und die darauffolgende Action zu bestimmen. Durch diese Standardisierung sinkt gleichzeitig auch die Fehlerquote auf nahezu null Prozent.
 

Warum ist Automatisierung im Recruiting sinnvoll?

Reaktionsschnelligkeit und unkomplizierte digitale Bewerbungsprozesse werden von Kandidat:innen heutzutage vorausgesetzt, um als Arbeitgeber positiv wahrgenommen zu werden. Aber auch hinsichtlich der eigenen Effizienz sollten Recruiting-Abteilungen über die Automatisierung bestimmter Abläufe dringend nachdenken, wollen sie in Zukunft konkurrenzfähig bleiben.

#1 Automatisierungen sparen Zeit

Für sich genommen ist das Versenden einer E-Mail, die Aktualisierung eines Datensatzes oder die Zuordnung zu einem bestimmten Verteiler keine große Sache und in der Regel schnell erledigt. In der Summe aber sind es genau diese einfachen, administrativen Tätigkeiten, die viel Zeit kosten. Zeit, die dem Recruiter für strategische Maßnahmen wie das Füllen von Talent-Pipelines, Networking oder die Überprüfung der Bewerberqualität fehlt.

#2 Automatisierungen verbessern die Candidate Experience

Nichts enttäuscht Bewerber:innen mehr, als wochenlang auf eine Rückmeldung warten zu müssen. Diese Verzögerungen in der Kommunikation können durch automatisierte Antworten und Updates vermieden werden. So verbessert sich die Candidate Experience und das Unternehmen steigert seine Chancen, die besten Kandidat:innen für sich zu gewinnen.

#3 Automatisierungen verbessern die Qualität Ihrer Daten

Kandidatenprofile können automatisiert angelegt, in Talent Pools einsortiert und sogar mit Tags versehen werden. Fehler, die häufig bei einer manuellen Eingabe unterlaufen, werden so vermieden. Auch der Talentstatus kann automatisch aktualisiert und Talente ggf. einem anderen Pool zugewiesen werden – und zwar ohne Zeitverzögerung. Auf diese Weise stellen Sie zu jeder Zeit eine zielgruppenspezifische Kommunikation sicher. Workflow-Automatisierungen können sich also positiv auf die Aktualität und die Qualität ihrer Datensätze auswirken.

#4 Automatisierungen beugen DSGVO-Verstößen vor

DSGVO-Verstöße bei der Verarbeitung von Kandidatendaten können das Unternehmen teuer zu stehen kommen. Was viele nicht wissen: Einwilligungen zur Datenverarbeitung müssen in regelmäßigen Abständen erneuert werden. Bei einem gut gefüllten Kandidatenpool verliert man schnell den Überblick. Doch sowohl die Einholung der Einstimmung zur Datenverarbeitung als auch die Erneuerungsanfrage können vollständige automatisiert werden - bis hin zur Löschung der Daten, falls keine Einwilligung erfolgt. 

   

Trigger and Action: Beispiele für automatisierte Prozesse im Recruiting

Die Basis für funktionierende Workflow-Automatisierungen ist eine smarte Software, zum Beispiel in Form eines CRM-Systems, das an Ihr Bewerbermanagementsystem angebunden ist. Automatisierbare Workflows finden sich in allen Phasen des Rekrutierungsprozesses, am besten eignen sich aber wiederkehrende administrative Tätigkeiten, die durch einen konkreten Auslöser in Gang gesetzt werden.

Ein Praxisbeispiel zeigt, wie verschiedene automatisierte Workflows kombiniert werden können:

• Ein initialer Trigger kann das Anlegen eines neuen Datensatzes im Talentpool sein. Daraufhin wird das Talent automatisch per E-Mail um Zustimmung gebeten, seine Daten zu speichern und weitere Informationen zu schicken.
   
• Erteilt das Talent seine Zustimmung, setzt dieser Trigger automatisch eine Reihe weiterer Aktionen in Gang: Das Talent wird über den Eingang der Zustimmung benachrichtigt, bestimmten Verteilergruppen zugeordnet und erhält zum Beispiel die erste Email einer automatisierten Kampagne.
   
• Im Rahmen dieser Kampagne wird das Talent zu einem Event eingeladen, für das es sich registriert. Die Registrierung (Trigger) führt dazu, dass das Talent-Profil aktualisiert und mit einem neuen Schlagwort (Tag) versehen wird. Außerdem bekommt das Talent bis zum Event automatisch weitere Informationen zum Ablauf, Ansprechpartnern, Rednern usw. zugeschickt.
   
• Nach dem Event erhält das Talent automatisch eine Follow-up-Mail mit der Option, weitere inhaltliche Themenschwerpunkte zu wählen. Seine Wahl führt wiederum zur Vergabe neuer Tags und gegebenenfalls zur Weiterleitung einer passenden Stellenanzeige.
   
• Das Talent bewirbt sich auf die Stellenanzeige und wird automatisch in das BMS übernommen, woraufhin im CRM der Talent-Status automatisch aktualisiert wird.

Fazit: Mehr Zeit für die wichtigen Dinge

Automatisierungspotenziale im Recruiting zu nutzen, bedeutet nicht etwa, das Menschliche in der Personalbeschaffung wegzurationalisieren. Ganz im Gegenteil: Workflow-Automatisierungen geben Recruitern den nötigen Freiraum, sich verstärkt den Tätigkeiten zu widmen, bei denen es auf ihre Persönlichkeit ankommt. Gleichzeitig werden administrative Arbeitsabläufe schneller, effizienter und fehlerfreier erledigt. Das wirkt sich nicht nur positiv auf die Recruiting-KPIs aus, sondern stärkt langfristig auch auf die Employer Brand.