Travel & Expense Management in Zeiten von COVID 19 – Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen!

Als Spezialist für Reisekostenabrechnungen bekommen wir häufig die Frage gestellt, wie die momentane Krise gerade unseren, ja ursprünglich primär auf Dienstreisen ausgelegten Bereich, beeinflusst. Wir haben hier in kurzen Punkten zusammengefasst, was uns in unserer täglichen Arbeit begegnet. Antworten von Felix Stegmann:

Lock Down, Online Meetings, virtuelle Messen – braucht mein Unternehmen überhaupt noch eine digitale Lösung für unsere Reisekostenabrechnung?

Naheliegend das wir als Anbieter hier mit einem klaren „Ja!“ antworten. Tatsächlich hat sich die Zahl der Nutzer unserer Lösung durch die Krise sogar noch vergrößert. Es werden laufende Kosten aus dem Home Office (Strom, Internet, Telefon, etc.) abgerechnet und vermehrt auch Anschaffungen wie z.B. ein Bürostuhl, ein Monitor, Druckerpatronen oder Papier abgerechnet. Ausserdem hat sich die Zahl der Lunch oder Dinner Meetings deutlich erhöht. Man trifft sich ausserhalb des Home Office in einem Café oder Restaurant und spricht über das Geschäft. Sie sehen, auch wenn es deutlich weniger Flug- oder Bahnreisen gibt, Ihre Mitarbeiter benötigen trotzdem die Möglichkeit ihre Ausgaben abzurechnen.

Jetzt wo alles anders läuft, werden wir überhaupt wieder in unsere alten Reisetätigkeiten zurück kommen?

Ja und Nein. Wir sehen bei unseren Kunden hier sehr unterschiedliche Tendenzen. Hersteller und Dienstleistungsanbieter sind fast ohne wahrnehmbare Veränderungen auf Reisen. Größere Schutzmaßnahmen sind gegeben, dennoch führt kein Weg an einem Technikerbesuch vorbei, wenn eine z.T. mehrere Millionen Euro teure Maschine eine Wartung braucht oder gar streikt. Auf der anderen Seite sehen wir oft die Nutzung von neuen Technologien, die die Mitarbeiter im Home Office oder von unterwegs befähigen, ihren Job zu machen. Sicherlich wird es nach COVID 19 eine Weile dauern, bis wieder Normalität einkehrt, einige Branchen werden jedoch sicher bei der neuen Arbeitsweise verbleiben.

Wie können wir die veränderte Situation zu unseren Gunsten nutzen?

Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter zu mehr Autarkie! Übertragen Sie die Verantwortung für bestimmte Bereiche im Reise­kosten­management auf den Mitarbeiter. Überlassen Sie mehr Entscheidungen beim Reisenden und sorgen Sie so dafür, dass jeder Einzelne sich seiner Verantwortung für das Budget der Firma bewusst wird. Expensya unterstützt diese Prozesse beispielsweise durch aktive Nachrichten bei bestimmten Ausgabekategorien. Dies führt zu mehr Wissen um die Belange der Firma und sorgt für ein stärkeres Verantwortungsbewusstsein beim Reisenden.

Wie können wir unsere Mitarbeiter im Home Office optimal unterstützen?

Schaffen Sie mehr Möglichkeiten, die damit verbundenen Unkosten abzurechnen. Jeder Mitarbeiter im Home Office kostet Ihr Unternehmen keine Miete, keinen Strom, keine Telefonkosten und keine Verpflegung. Geben Sie Ihren Mitarbeitern doch im Gegenzug die Möglichkeit, Ihre Kosten zumindest anteilig zu erstatten. Jeder Mitarbeiter fühlt sich gewertschätzt, wenn der Arbeitgeber zeigt, dass er auch seine Kostenstruktur erkannt hat. Per automatischer Weiterleitung der via Email erhaltenen Rechnung für z.B. Strom, kann der Mitarbeiter mit Expensya automatisch eine Ausgabe erstellen und so seine Kosten mit dem Arbeitgeber abrechnen. Schnell. Einfach. Sicher.

Wir versuchen den ÖPNV aus Risikogründen zu meiden. Wie können wir trotzdem den Abrechnungsprozess so einfach wie möglich halten?

Guter Plan! Wer heutzutage die Auslastung im OPNV sieht, versteht, dass es mit dem Mindestabstand sehr schwer bis unmöglich wird. Shared Mobility Dienstleister bieten hier die perfekte Lösung. Die Rechnung kann, wie im vorherigen Punkt bereits beschrieben, direkt und automatisch erfasst werden und der Mitarbeiter kommt ohne Abstandsschwierigkeiten entspannt zum Termin. Selbes gilt natürlich auch für Rechnungen von Taxi-Anbietern mit Zahlung per App oder die beliebten eScooter und Leih-Fahrräder entsprechender Dienstleister.  

Wenn die Pandemie vorbei ist, wie können wir sicherstellen, dass uns die momentane Arbeitsweise nicht zur Last wird?

Ein ganz entscheidender Punkt! Wir sehen es extrem oft, dass die Konfiguration einer Reisekostenabrechnungslösung zur Mammut-Aufgabe wird. Oft dauert es lange, bis neue Regelungen angelegt sind oder Änderungen umgesetzt werden. Im schlimmsten Fall ist hier sogar noch ein Entwicklerteam notwendig, weil die Lösung es schlicht nicht zulässt, eigenständig neue Regeln aufzusetzen oder Anpassungen an Feldern oder Eingabemasken vorzunehmen. Expensya z.B. stellt mit einem sehr breiten Spektrum an Anpassungsmöglichkeiten ein Novum dar. Nahezu alle geschäftsrelevanten Bereiche können ohne Entwicklungsaufwand angepasst werden. Für Ausgaberichtlinien gibt es sogar einen eigenen Editior. Egal wie sich also die Situation nach der Pandemie entwickelt -  Sie bleiben durch schnelle und einfache Anpassungen immer vorne mit dabei!

Sie sehen, die Themen sind vielfältig. Vom Freelancer bis zum Konzern zeigen sich teilweise ganz unterschiedliche Anforderungen an die benötigte Software. Von der Optimierung der täglichen Praxis bis zur langfristigen Veränderung im Nutzerverhalten - die Umstände sind so individuell wie ihre Unternehmen.