Rechtskonforme Zeiterfassung nach dem EuGH-Urteil: Planungstipps für eine Neueinführung.

Mit einer effizienten Datenerfassung beginnen viele Unternehmensprozesse. Historische und aktuelle Daten ermöglichen die Entscheidungen und Planungen für die Zukunft des Unternehmens. Dass solche Daten wichtig und wertvoll sind, ist bekannt. 

Beim Erfassen der eigenen Daten zur Arbeitszeit haben wir hingegen alle persönlich einen direkten Bezug zu den Zahlen und daher gibt es viele unterschiedliche Meinungen zur Zeiterfassung. In den Zeiten des modernen Wissensarbeiters stellen sich neue Fragen. Braucht es wirklich die Aufstellung aller Minuten, die MitarbeiterInnen in der Arbeit verbracht haben? Was sagt denn schon die Präsenz für sich und in Bezug auf die Qualität der Arbeit aus? Einige Bedenken sind nachvollziehbar. Es stimmt aber auch, dass Wissensarbeiter nur einen Teil der Erwerbstätigen ausmachen. Oft wird die Präsenz vor Ort benötigt. Die systemrelevanten Berufe zählen häufig dazu und produzierende Unternehmen können die großen Maschinen eben auch nur auf dem eigenen Firmengelände bereitstellen. 

Arbeitszeiterfassung bildet dabei die nachvollziehbare und faire Basis. Einige Unternehmen ohne Arbeitszeiterfassung forderten die Anwesenheit Ihrer MitarbeiterInnen über das normale Maß hinweg ein. Das Urteil des EuGH machte im Mai 2019 die systematische Arbeitszeiterfassung zur notwendigen Bedingung für einen Ausgleich zwischen den Interessen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Die Arbeitnehmerseite: Jeder Mensch füllt verschiedene Rollen aus. Sei es in der Arbeit, als Vater, als Mutter oder in einem Verein. Die klare Abgrenzung der Zeitbudgets hilft bei der Kombinierbarkeit aller Rollen. Ein aktives Ein- und Ausstempeln unterstützt die Trennung der Rollen. Wenn man anwesend gebucht ist, will man diese Zeit bestmöglich im Sinne des Arbeitsgebers nutzen. Natürlich kann man den Kopf nicht so leicht ein- oder ausschalten, wie man ein- oder ausstempelt, aber es hilft vielen dabei. 

Die Arbeitgeberseite: Effiziente, stabile Unternehmen funktionieren wie Systeme und diese brauchen zum Funktionieren zuverlässige und planbare Ressourcen und MitarbeiterInnen. Diese Planungen brauchen die breite Datenbasis der Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung. So werden Unterkapazitäten wie auch Überlastungen bestmöglich vermieden.

Der EuGH sagte: „Arbeitgeber sind verpflichtet, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzuführen, mit dem die tägliche Arbeitszeit transparent dokumentiert wird.“ Im Bundestag wurden die ersten Anhörungen und Vorschläge diskutiert und die Neuregelung des Arbeitsgesetzes (ArbZG) wird für 2021 erwartet. Das Urteil hat aber schon jetzt konkrete Auswirkungen auf das Deutsche Arbeitsrecht. So urteilte am 20.02.2020 das Arbeitsgerichts Emden (Az. 2 Ca 94/19) bereits im selben Sinne zugunsten einer Klage um Bezahlung von ungenügend dokumentierter Arbeitszeit eines Bauhelfers. 

Es ist also nun an der Zeit zu handeln, wenn Sie noch keine Zeiterfassung im Unternehmen einsetzen. Einige grundsätzliche Planungstipps haben wir für Sie hier zusammengestellt: 

•    Umso einfacher und effizienter die Zeiterfassung Ihrer MitarbeiterInnen gestaltet wird, desto beliebter wird die Lösung bei den KollegInnen werden. Vermeiden Sie daher analoge Lösungen, denn diese sind aufwändig, fehleranfällig und manipulierbar. Verwenden Sie hingegen lokal installierte Zeiterfassungsterminals. Diese sind sehr schnell im Vorbeigehen zu bedienen und unbestechlich sicher. Ein Zeiterfassungsterminal reicht im Schnitt für 80 MitarbeiterInnen aus. Sie sind daher langfristig günstiger als fehleranfällige Alternativlösungen. 

•    Um ein Vergessen der Buchungen zu vermeiden, sollte zumindest an jedem Haupt- und Nebeneingang ein Zeiterfassungsterminal installiert werden. So spart sich HR unnötige  Nachmeldungen. 

•    Achten Sie auf Qualitätsmerkmale wie die Offlinefähigkeit von Terminals, damit bei Störungen des Netzwerkes oder bei Stromausfall keine Daten verloren gehen, die Sie nachpflegen müssten.

•    Setzen Sie als Buchungsmedium auf aktuelle RFID-Technologie, die Sie als flexible Basis für weitere Anwendungen, wie eine Zutrittskontrolle oder das Bezahlen in der Kantine, am Getränke- und Snackautomaten nutzen können. Ihre Minimalanforderungen an aktuelle RFID-Technologie sollten sein:
o    Der Speicher ist kopiergeschützt und nicht manipulierbar.
o    Es wird verschlüsselt kommuniziert.
o    Es sind sehr hohe Lese- und Schreibgeschwindigkeiten möglich.
o    Es sind mehrere Anwendungen auf einem RFID-Transponder möglich. 

•    Wählen Sie ein System, welches Zeiterfassungsterminals unterstützt, es aber auch den MitarbeiterInnen im Homeoffice ermöglicht, mit mobilen Lösungen per Smartphone, Laptop oder PC ein- und auszubuchen.

•    Binden Sie frühzeitig Ihren Betriebsrat mit ein, um die Zugriffsrechte auf die erfassten Daten zu definieren.
Bei richtiger Umsetzung profitieren so alle im Unternehmen von einer guten Zeiterfassungslösung. Dies sind nur einige Tipps. Für eine detaillierte Beratung stehen wir von PCS Ihnen gerne vor, während und nach dem Einführen Ihres neuen Zeiterfassungssystems zur Seite.