Bewerbung per Online-Formular: Die Vor- und Nachteile für die HR-Abteilung

Ein Leben ohne das Internet kann sich heutzutage fast niemand mehr vorstellen – nicht zuletzt, da das World Wide Web mittlerweile in nahezu allen Bereichen des alltäglichen Lebens eine große und wichtige Rolle spielt. Das gilt natürlich auch für die Personalabteilungen in den meisten Unternehmen, was sich vor allen Dingen daran erkennen lässt, dass der Großteil der Bewerbungen inzwischen nur noch Online bei den HR-Entscheidern eingeht. Die klassische Bewerbungsmappe wirkt hingegen wie ein Relikt aus längst vergangenen Tagen, doch stellt sich für einige Recruiter trotzdem verständlicherweise die Frage, ob eine Online-Bewerbung wirklich so viel praktischer ist – und inwieweit Online-Formulare die Vorauswahl der Bewerber tatsächlich vereinfachen können. Aus diesem Grund gehen wir in dem nun folgenden Artikel etwas genauer auf das Thema ein und zeigen, welche Vor- und welche Nachteile dieser spezielle Bewerbungsprozess zu bieten hat.

Während die meisten Personaler vor gar nicht allzu langer Zeit hauptsächlich damit beschäftigt waren, sich jeden Tag durch einen Berg von Bewerbungen zu kämpfen und die potentiellen Aspiranten händisch und zumeist umständlich miteinander zu vergleichen, bietet der moderne Bewerbungsprozess über das Internet auf den ersten Blick eine enorme Arbeitserleichterung. Dementsprechend verwundert es nur wenig, dass mittlerweile immer mehr Firmen – unabhängig von ihrer Größe oder dem Standort – ihre Bewerber dazu aufrufen, sämtliche Unterlagen nur noch online und am besten direkt über ein Formular einzureichen. Und das geht mittlerweile schon so weit, dass Bewerbungen per Post erst gar nicht mehr angenommen werden. Aber sind Online-Formulare denn tatsächlich derart praktisch? Welche Vorteile bieten sie genau? Und mit welchen Problemen muss die HR-Abteilung im schlimmsten Fall rechnen?

Die Online-Bewerbung – was ist das eigentlich genau?

Bevor wir näher auf die Vor- und die Nachteile der sogenannten Online-Formulare eingehen, gilt es vorab zu klären, wie eine Online-Bewerbung überhaupt funktioniert und welche Varianten es gibt. Grundsätzlich unterscheidet man hierbei zwischen der klassischen Bewerbung per E-Mail und der Bewerbung über ein Online-Formular, welches sich in den meisten Fällen direkt auf der Webseite des jeweiligen Unternehmens befindet. Während die E-Mail-Bewerbung dem Aspiranten die Möglichkeit gibt, seine Bewerbung nach den eigenen Vorstellungen aufzubauen und beispielsweise eine Bewerbungsvorlage oder sonstige Templates zu verwenden, bietet ein Online-Formular nur noch vorgefertigte Felder, die der Reihe nach ausgefüllt werden müssen.

Dadurch wird die Kreativität der Bewerber zwar in gewissem Maße eingeschränkt, doch für die HR-Abteilung bedeutet ein solches Online-Formular nicht nur eine enorme Zeitersparnis, sondern ebenso eine deutliche Arbeitserleichterung. Die Gründe dafür: Zum einen sind sämtliche Bewerbungen gleich aufgebaut, was den Vergleich der verschiedenen Aspiranten vereinfacht. Zum anderen wird der gesamte Bewerbungsprozess so deutlich beschleunigt und außerdem viel übersichtlicher. Außerdem hat der Personaler bei Bedarf auch die Möglichkeit eine software-gestützte Filterfunktion zu verwenden, um unpassende Kandidaten bereits im Vorfeld aussieben zu lassen. Darüber hinaus gibt es aber noch einige weitere Vor- und auch Nachteile, die wir im Folgenden etwas genauer unter die Lupe nehmen.

Die Vorteile einer Bewerbung über das Online-Formular

Neben der bereits erwähnten Zeitersparnis und der allgemeinen Arbeitserleichterung für den HR-Mitarbeiter verspricht die Nutzung eines Online-Formulars zudem auch eine Reduzierung der Kosten – sowohl für das Unternehmen, als auch für den Bewerber. Darüber hinaus vereinfacht ein solches Formular aufgrund des vorgefertigten und standardisierten Aufbaus zum einen die Nutzung beziehungsweise die Bedienung und zum anderen den späteren Vergleich der Bewerber und ihrer Qualifikationen und Fertigkeiten. Ebenso kann sich der Personaler die zahlreichen Einstellungsmöglichkeiten des Online-Formulars zunutze machen, indem er beispielsweise ein automatisches Selektionsraster definiert, welches unpassende und unqualifizierte Bewerber direkt ausfiltert und selbstständig eine zuvor festgelegte Absage rausschickt.

Aber auch für die Bewerber selbst bietet so ein Online-Formular verschiedene Vorteile: Einerseits erhält der Bewerber in der Regel direkt nach dem Abschicken der Unterlagen eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Andererseits bieten die meisten Unternehmen die Möglichkeit, ein Bewerberkonto auf der Webseite einzurichten, um den aktuellen Stand der Bewerbung besser verfolgen zu können. Und falls es mit der gewünschten Stelle nicht klappen sollte, kann sich der Bewerber außerdem vollkommen unkompliziert auf andere Positionen innerhalb der Firma bewerben, da sämtliche Unterlagen ja bereits in der Datenbank vorhanden sind. Hier stellt sich jedoch die Frage nach dem Datenschutz, was uns direkt zu den potenziellen Nachteilen der Online-Formulare bringt.

Mit welchen eventuellen Nachteilen müssen Personaler rechnen?

Die vermutlich größten Komplikationen bei der Bewerbung über ein Online-Formular erwarten die HR-Abteilung in Bezug auf die allgemeine Sicherheit und den Schutz der persönlichen Daten des Bewerbers. Was passiert beispielsweise, wenn das Unternehmen gehackt wird und sämtliche Bewerberdaten an die Öffentlichkeit gelangen? Um dieses Worst-Case-Szenario zu verhindern, sollte sich das Unternehmen durch dementsprechende Nutzungsbedingungen rechtlich absichern. Ebenso muss der Recruiter damit rechnen, dass ein überdurchschnittlich geeigneter Bewerber aufgrund einer fehlerhaften Software durch das festgelegte Raster fällt. Daher sollte das Online-Formular nach Möglichkeit auch in regelmäßigen Abständen überprüft und getestet werden.

Ein weiteres potenzielles Problem bei der Bewerbung über ein Online-Formular stellt die Zuverlässigkeit der Hard- und Software dar. Wenn es zum Beispiel Komplikationen mit dem Firmen-Server gibt oder der Internetanbieter mal wieder Probleme macht, bleiben die Bewerbungen im schlimmsten Falle über einen längeren Zeitraum komplett aus. Laut den Experten des Online-Magazins Business Insider werden nicht zuletzt aus diesem Grund noch weitere Bewerbungsmöglichkeiten getestet, wie beispielsweise über den bekannten Instant-Messaging-Dienst WhatsApp. Ob und inwieweit sich diese noch recht spezielle Form des Recruitings durchsetzten wird, bleibt zum aktuellen Zeitpunkt jedoch noch abzuwarten.