Je digitaler, desto zufriedener – Wie Sie die HR-Digitalisierung umsetzen und gleichzeitig die Mitarbeiter-Zufriedenheit steigern

HR ist im (digitalen) Wandel – und das nicht erst seit der Corona-Pandemie. Viele HR-Abteilungen befinden sich auf dem Weg von einer reinen prozessorientierten Administration der Mitarbeiter:innen hin zu menschzentrierten Services. Wenn HR ihre Services digital erbringt und dabei die Bedürfnisse der internen Kund:innen im Blick hat, steigert HR nachweislich die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen und verbessert gleichzeitig ihr verstaubtes Image im Unternehmen. HR hat es also jetzt in der Hand,  den Grundstein für eine tiefgreifende HR-Transformation zu legen, in der alle HR-Prozesse konsequent zu Ende digitalisiert werden. Die nachfolgenden Schritte geben praktische Hinweise, beginnend mit den Vorüberlegungen vor der eigentlichen Digitalisierung bis hin zur konkreten Umsetzung aller zu digitalisierenden Aufgaben.

Schritt 1: Bestandsaufnahme der HR-Prozesse
Bevor Sie mit der Digitalisierung einzelner Prozesse starten, ist es notwendig, dass Sie sich zunächst einen Überblick über Ihre HR-Kernprozesse verschaffen und diese clustern. Sammeln Sie zuerst alle Prozesse oder zusammenhängende Aufgabenpakete, die bei Ihnen und Ihrem HR-Team anfallen. Das können Vorgänge sein, die in Excel-Listen oder in Print-Ordner vorgehalten werden, aber auch Aktionen, die über E-Mail-Formulare oder per Telefon durchgeführt werden. Vergessen Sie dabei nicht Aufgaben/Prozesse, die Sie bereits an externe Dienstleister outgesourct haben. Vielleicht ergeben sich auch hier interessante Digitalisierungsmöglichkeiten bzw. -Schnittstellen.

Schritt 2: Leitfragen zur Analyse von Pain Points
Nachdem Sie alle HR-Aufgaben aufgeführt haben, geht es im zweiten Schritt darum, zu analysieren, in welchen Bereichen der größte Bedarf an Digitalisierung besteht und womit Sie am besten starten. Schauen Sie sich einen gesamten Prozess an – wie z.B. die Einstellung neuer Mitarbeiter:innen – und leiten Sie von diesem die kleineren Teilprozesse ab. Wo wird viel Zeit reingesteckt? Bei welchen Prozessen sind viele Personen beteiligt, die unterschiedliche Infos benötigen? Wo passieren häufige Fehler, die zu Nacharbeiten führen? Mit diesen beispielhaft gestellten Fragen nähern Sie sich automatisch den Pain Points und sehen, wo der Schuh am meisten drückt.

Schritt 3: Wo lohnt sich HR-Digitalisierung?
Nun ist sichtbar geworden, wo die größten Pain Points bei HR liegen. Zeit also, Prozesse zu definieren, die am meisten Ressourcen rauben und am ineffizientesten sind. Hier kann das Pareto-Prinzip (80/20-Regel) wirkungsvoll unterstützen. Es geht darum, die Prioritäten zu setzen, die den größten Einfluss (wie z.B. Zeitersparnis, Kundenzufriedenheit etc.) haben und unwichtige Abläufe möglichst gering zu halten und dort nicht viele Ressourcen zu investieren. So bleibt mehr Zeit für wertschöpfende und menschzentrierte Themen. Das Pareto-Prinzip unterstützt Ihre Aufgabenpriorisierung und hilft bei der Entscheidung, welche Prozesse als erstes digitalisiert werden sollten.

Schritt 4: Wie ist der aktuelle Digitalisierungsstatus?
Um den Ist-Zustand abschließend zu analysieren, sollte HR sich über bereits genutzte Software informieren und eine Übersicht erstellen, welche digitalen Lösungen aktuell im Einsatz sind. Bei der Recherche sollte sich das Projektteam zunächst auf Software konzentrieren, die im Personalwesen genutzt wird und auflisten, welchen Zweck diese Software erfüllt – beispielsweise für die Lohnabrechnung oder für den Datenaustausch. Ein Tipp: Sie erhöhen die Erfolgschancen der HR-Digitalisierung, wenn Sie die IT-Verantwortlichen frühzeitig involvieren und an Entscheidungsprozessen beteiligen. Der enge Austausch mit der IT ist entscheidend für die Recherche, weil die IT im Idealfall alle genutzten Tools mit wenigen Klicks überblicken kann.

Schritt 5: Anforderungen an neue digitale HR-Prozesse definieren
Nachdem das Projektteam die aktuelle Arbeitswelt von HR genaustens analysiert hat, wird es nun Zeit, nach vorne zu blicken: Was soll sie denn nun können, die neue digitale HR? Getreu dem berühmten Zitat von Thomas Dirks, Ex-CEO von Telefonica Deutschland: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, haben Sie einen scheiß digitalen Prozess“ geht es nun darum, die Ziele und Anforderungen der digitalisierten Arbeitsweise zu definieren. Auch hier helfen verschiedene Fragestellungen, sich den Anforderungen zu nähern, wie z.B. Wie können wir unsere Prozesse am Anspruch der internen Kund:innen ausrichten?

Schritt 6: All-in-one oder doch Einzellösungen?
Sie wissen nun, bei welchen Aufgaben es Optimierungsbedarf gibt und welche Funktionen eine neue HR-Lösung haben sollte. Aber was, wenn es mehrere Tools benötigt, um alle Bedürfnisse zu digitalisieren? Projektverantwortliche müssen sich – zusammen mit der IT-, Rechts- wie auch Finanzabteilung – zwischen verschiedenen Einzellösungen („Best-of-Breed“) oder einer integrierbaren Gesamtlösung („Best-of-Suite“) entscheiden. Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile. Meistens jedoch können Projektteams diesen wichtigen Schritt der HR-Digitalisierungsstrategie nur selten völlig frei entscheiden. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich zumindest mit allen HR-Kolleg:innen auf einen Ansatz einigen können und geschlossen hinter der Entscheidung stehen.

Bisher noch viel Theorie, wenig Praxis? Erfahren Sie in unserem ausführlichen HR-Digitalisierungsleitfaden in zwei weiteren Schritten und Checklisten, wie Sie konkret mit den ersten Digitalisierungsmaßnahmen beginnen.
 

Hier gelangen Sie zur ausführlichen Schritt-für-Schritt-Anleitung.