Innovative HR-Lösungen tragen zur frühen Mitarbeiterbindung bei

Der Fachkräftemangel macht es für Unternehmen immer schwieriger, neue Mitarbeiter:innen für sich zu gewinnen. Umso wichtiger ist es, nicht nur in der Rekrutierungsphase zu überzeugen, sondern auch darüber hinaus. Nichts ist ärgerlicher (und auch teurer), als neue Mitarbeiter:innen noch vor Arbeitsantritt oder in der Probezeit zu verlieren - weil sie ein besseres Angebot erhalten haben, sich nicht richtig aufgehoben fühlen oder niemand Zeit für sie hat. Fakt ist: Jeder Zehnte unterschreibt zwar den Arbeitsvertrag, erscheint aber nicht zum Arbeitsantritt. Andere kündigen während der Probezeit. Arbeitgeber investieren viel Zeit und Geld in die Rekrutierung neuer Mitarbeiter:innen und solche Misserfolge führen zu Frustration. Die Ursache liegt oft in der unzureichenden Organisation des Arbeitsbeginns durch die Unternehmen.

Ein innovativer Weg, damit umzugehen und sich dieser Entwicklung entgegenzustellen, sind HR-Lösungen, die zur Bindung von neuen Mitarbeiter:innen beitragen. Es gibt Onboarding-Apps, die neue Mitarbeiter:innen ab Vertragsunterzeichnung an die Hand zu nehmen und so schon vor dem offiziellen Jobantritt ein gutes Gefühl zu vermitteln. Der Kontakt aus dem Recruitierungsprozess wird gehalten und weiter ausgebaut. Für neue Mitarbeiter:innen wird klar: Nach der Einstellung werden sie nicht alleine gelassen, sondern das Unternehmen interessiert sich weiterhin für sie. Das schlägt sich in Motivation nieder, die auch die fachliche Einarbeitung erleichtert. Im besten Fall sorgt eine begleitende Onboarding-App dafür, dass die Frühfluktuation sinkt und Unternehmen viel Zeit und Ressourcen sparen.

Eine Onboarding-App muss natürlich nicht alleine stehen, sondern kann zum Beispiel durch einen KI-basierten HR-Chatbot ergänzt werden. Die Onboarding-App spielt Informationen von HR zu bestimmten Zeitpunkten aus und ein Chatbot steht ab dem ersten Arbeitstag ergänzend zur Verfügung, wenn Fragen auftauchen. Gerade neue Mitarbeiter:innen haben in der Anfangsphase oft Fragen an HR, die Standardantworten haben. Beispielsweise wird nach den Arbeitszeiten, nach Krankmeldungen oder nach Urlaubseinreichung gefragt. Diese Fragen händisch zu beantworten ist sehr aufwendig – und nicht unbedingt nötig, denn HR-Chatbots können darauf schnell und automatisiert standardisierte Antworten geben.

Der Einsatz von HR-Software im Onboarding-Prozess und darüber hinaus könnte in etwa so aussehen: Ihr Unternehmen war erfolgreich im Recruiting und hat eine:n neue:n Mitarbeiter:in gewonnen. Herzlichen Glückwunsch! Nun gilt es, diese Person weiterhin für Ihr Unternehmen zu begeistern und an den erfolgreichen Recruiting- und Einstiegsprozess anzuschließen. Die Onboarding-App überbrückt die Zeit von oft bis zu 3 Monaten zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn und gewährleistet einen guten Start im neuen Unternehmen.

Kurz nach Vertragsabschluss erhält der:die neue Mitarbeiter:in Zugang zur Onboarding-App des Unternehmens. In den nächsten Wochen und Monaten werden personalisierte und individualisierte Inhalte an den neuen Mitarbeiter:in ausgespielt, um in Kontakt zu bleiben und wichtige Informationen weiterzugeben. So zeigt Ihr Unternehmen proaktiv, dass es sich um neue Mitarbeiter:innen kümmert und diese an die Hand nimmt. In der Praxis kann das zum Beispiel eine automatisch ausgespielte Begrüßung durch das neue Team sein, Wissenswertes über die Unternehmenskultur, aber auch Aufgaben wie das Einreichen eines Fotos für den Ausweis oder Informationen zum ersten Arbeitstag können hier ausgespielt werden.

Über die Onboarding App bleiben neue Mitarbeiter:innen in Kontakt mit der Personalabteilung und die Zeit bis zum Arbeitsbeginn wird nicht nur überbrückt, sondern sogar spannend gestaltet. Man wird nach einem erfolgreichen Recruiting-Prozess nicht allein gelassen, sondern in der so wichtigen Preboarding-Phase an die Hand genommen.

Was haben HR und das Unternehmen davon? Ganz klar: eine geringere Kündigungsrate vor dem ersten Arbeitstag und damit eine große Ressourcenersparnis. Nach Arbeitsantritt kann die Onboarding-App dann vom neuen Team weiterverwendet werden und es können z.B. Einarbeitungspläne als individuelle Journey gestaltet werden. Einem erfolgreichen Recruiting folgt so ein erfolgreiches Onboarding.

Doch der Einsatz innovativer HR-Software endet nicht mit dem ersten Arbeitstag. Jetzt könnte ein KI-basierter HR Chatbot die Bühne betreten und die Kolleginnen und Kollegen in der Personalabteilung bei der Beantwortung von Fragen unterstützen. Und zwar nicht nur in den ersten Wochen nach Arbeitsbeginn, sondern über die gesamte Dauer, die neue Mitarbeiter:innen im Unternehmen bleiben.

HR Chatbots dienen in Unternehmen für wiederkehrende Anfragen von Mitarbeiter:innen. Man erhält Antworten auf einfache Anfragen direkt über den Chatbot und entlastet so die HR-Abteilung, die sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren kann. Gerade für neue Mitarbeiter:innen kann ein Chatbot Gold wert sein. Fragen zu Urlaub, Krankmeldung, Arbeitszeiten etc. können ganz einfach - in Sekundenschnelle und zu jeder Tageszeit - über den Chatbot beantwortet werden. In Unternehmen, die noch keinen Chatbot im Einsatz haben, landen diese Anfragen oft bei der Führungskraft oder der Personalabteilung - obwohl sie automatisiert beantwortet werden könnten, ohne Kapazitäten zu binden.

Idealerweise werden eine Onboarding App und ein HR Chatbot kombiniert eingesetzt: Die Onboarding App stellt wichtige Informationen aus der Personalabteilung und dem neuen Team zur Verfügung, insbesondere vor Arbeitsbeginn und in den ersten Wochen und Monaten im neuen Unternehmen. Die App ist in der Regel one-directional, das bedeutet, sie stellt Informationen zur Verfügung, kann aber nicht auf Wünsche oder Fragen der neuen Mitarbeiter:innen reagieren. Genau das ist die Kompetenz eines HR-Chatbots: Er steht jederzeit für Fragen der Onboardees oder Mitarbeiter:innen zur Verfügung und liefert in Sekundenschnelle die richtigen Antworten.

Dieser integrative Ansatz innovativer HR-Software entlastet HR, sorgt für eine schnellere Produktivität der neuen Mitarbeiter:innen und trägt dazu bei, dass sie sich gut aufgehoben fühlen und im neuen Job bleiben - eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten.