Teams transformieren mit Team Tuning

„Wir haben jetzt von unserer Unternehmensleitung bereits das dritte Transformationsprojekt angekündigt bekommen, seit ich vor zwei Jahren in dieses Unternehmen gekommen bin. Gerade habe ich mein Team wieder ein wenig in routinierte Abläufe gebracht, und jetzt ändert sich wieder komplett alles. Jetzt wird es wieder ewig dauern, bis wir dann wieder auf den heutigen Stand kommen“ berichtet eine Führungskraft im Coaching mit mir und ich spüre, wie ratlos und frustriert sie auf die kommenden Wochen und Monate blickt.

Kommt ihnen das bekannt vor? Strategien von Unternehmen, Aufgaben von Teams, die Teamzusammensetzung, Strukturen, Prozesse etc. ändern sich aktuell häufiger und schneller als je zuvor.
Für fast alle war die Pandemie ein enormer verändernder Einschnitt in der Zusammenarbeit. Nach der Pandemie sind viele Teams nicht wieder in die vorherigen Strukturen zurückgekehrt, sondern die ständigen Veränderungen gehen weiter. 
Technologische Fortschritte, Künstliche Intelligenz, Digitalisierung, der globaler Wettbewerb und sich wandelnde Marktanforderungen fordern von Unternehmen und Teams, dass sie agil auf Veränderungen reagieren können.
Am erfolgreichsten gehen Teams diese Herausforderungen gemeinsam an. Dafür braucht es eine effektive Kommunikationskultur, klare Ziele und ein starkes Wir-Gefühl. Idealerweise arbeiten die Teammitglieder dabei vertrauensvoll miteinander und jedes Teammitglied kann seine individuellen Stärken einbringen, um gemeinsam die Ziele zu erreichen.

Befindet sich ihr Unternehmen auch gerade in einer Transformation? Läuft gerade ein Change Projekt bei ihnen? 
Vermutlich gibt es kaum noch jemand, der auf diese Frage heutzutage mit Nein antworten würde. 
Transformationen in Unternehmen haben oft eine immense Auswirkung auf die Struktur, Aufgaben und Zusammenarbeit in den einzelnen Teams. Das betrifft jede kleine Teameinheit innerhalb einer Abteilung genauso wie größere Teams oder das Team der Geschäftsleitung. Unabhängig davon, was ein Team inhaltlich macht, gilt es in Veränderungsphasen die Funktionsfähigkeit optimal auf die Veränderungen abzustimmen, sich neu zu kalibrieren und die Zusammenarbeit zu überprüfen, damit es erfolgreich in den aktuellen Bedingungen wirken kann.
 

Wie gelingt die Team Transformation?

Für den Check der Zusammenarbeit und das „Nachjustieren an den Stellschrauben“ bietet sich ein Team-Tuning an.
In unserem Konzept des Team-Tunings geht das Team die wesentlichen Bestandteile seiner Zusammenarbeit durch und überprüft, inwiefern sie passend und funktional für die Herausforderungen der aktuellen oder zukünftigen Situation sind.
Es gibt fünf große „Stellschrauben-Bereiche“, die einen Rundum-Checkup für die Funktionsfähigkeit des Teams bieten. Wir empfehlen Teams in Veränderungsphasen, im Team-Tuning diese fünf Bereiche miteinander zu durchlaufen. Dabei prüft das Team, wie gut es für die zukünftigen Herausforderungen aufgestellt ist und an welchen notwendigen Stellen es sich weiterzuentwickeln möchte. 
Dieser Prozess kann entweder strukturiert am Stück in kurzer Zeit erfolgen oder als Prozess über Wochen und Monate die Teamarbeit begleiten.

Zum Start macht das Team in jedem Stellschrauben-Bereich einen Zusammenarbeits-Check und überprüft, welche der Themen im Bereich für sie relevant sind und an welchen es arbeiten möchte.
Die Dauer für jeden Bereich kann sehr unterschiedlich sei. Wenn es nichts „zu schrauben“ gibt, geht das Team direkt in den nächsten Bereich.
 

Welches sind die fünf Bereiche des Team-Tunings?

1. Teamgeist
Im Erdgeschoss unseres Team-Tuning Hauses befindet sich ein großer Bereich für den Teamgeist.
Die Basis für eine erfolgreiche und zufriedenstellende Zusammenarbeit im Team ist der Teamgeist. D.h. alle Teammitglieder empfinden sich als wesentliche Bestandteile ihres Teams und nicht als Einzelkämpfer:innen. Um Teamgeist zu entwickeln, müssen sich die Teammitglieder gut kennen. Das hat nicht unbedingt nur etwas damit zu tun, wie lange man schon zusammenarbeitet, sondern wieviel Zeit man für das gegenseitige Kennenlernen im Team nimmt und auf welcher Ebene man sich kennenlernt.
In diversen Teamentwicklungen sind mir schon Kolleg:innen begegnet, die seit Jahrzehnten miteinander arbeiten, sich aber nur wenig in den für die Teamzusammenarbeit wichtigen Aspekten kennen. 
Nehmen wir als Beispiel zwei Kollegen, die seit 10 Jahren miteinander arbeiten. Voneinander wissen sie den Familienstand, in welchem Stadtteil sie leben, dass sie beide mit öffentlichen Verkehrsmitteln zum Büro pendeln und welche Aufgabenbereiche im Team ihre bevorzugten sind. Darüber hinaus wissen sie vielleicht, dass sie beide Bayern München Fans sind und gerne Currywurst essen. Man könnte sagen, die beiden kennen sich ganz gut.
Was sie aber nicht voneinander wissen, ist, welche weiteren Fähigkeiten und Kompetenzen sie haben, die für zukünftige Aufgaben hilfreich sein könnten, welche Fremdsprachen sie sprechen und welche Bedürfnisse in der Zusammenarbeit ihr Persönlichkeitstyp hat. 
Wenn sich im Team Aufgabengebiete verändern, z.B. vermehrt Kompetenzen in einer Fremdsprache eine Anforderung wird, viel zeitlicher Druck auf das Team zukommt und aufgrund von komplett neuem Themengebiet, vermutlicherweise die Zusammenarbeit in den nächsten Wochen und Monaten eher holperig laufen wird, könnte das Wissen um die eben aufgezählten Eigenschaften und Fähigkeiten höchst wichtig sein. 
Deshalb bildet das Kennenlernen die Basis in unserem Team Tuning, mit persönlichen Aspekten und professionell Aspekten. 
Das Team kann in diesem Bereich folgende Themen angehen:
•    gemeinsame Werte als Basis der Zusammenarbeit definieren
•    unterschiedliche Arbeitsstile im Team entdecken
•    Team-Spirit ausbilden: Wer ist wir? Was macht uns aus? Was macht uns Individuen zu einem Team?
Dabei arbeiten wir mit verschiedenen dynamischen Methoden. Auf Wunsch des Teams ergänzen wir das Kennenlernen auch mit hilfreichen und griffigen Persönlichkeits- oder Teamprofilen. 
Mit dem besseren Kennenlernen erwächst ein größeres Zutrauen zueinander, ein Wissen, wem man welche Frage stellen kann und wer in welchem Thema neue Impulse bringen kann. Das erhöhte Zutrauen unterstützt auch die wesentliche psychologische Sicherheit im Team und stärkt den wertschätzenden und konstruktiven Teamgeist.

2. Kommunikation im Team
Im ersten Stock des Team Tuning Hauses findet sich als zweiter Bereich das Thema Kommunikation. Hier gibt es unterschiedliche Aspekte, die miteinander erarbeitet werden können:
•    Wie kommunizieren wir im Team? Was läuft gut in der Teamkommunikation, was weniger gut?
•    Arbeiten wir als virtuelles oder als hybrides Team? Sind die Kommunikationswege klar und funktional?
•    Wie sorgen wir für Transparenz in der Teamarbeit? Gibt es ein Themen-Board als Übersicht, wer welche Themen bearbeitet und wie der Status Quo ist?
•    Gibt es Klärungs- oder Veränderungsbedarf in den Kommunikationswegen, Erreichbarkeiten der Teammitglieder, erwartbare Antwortzeiten etc.
•    Kommunizieren wir wertschätzend und konstruktiv miteinander?
•    Welche Form der Feedback-Kultur haben wir? Geben wir uns regelmäßig Feedback? Wie gehen wir mit Fehlern um?
•    Was ist an unserer Meeting-Landschaft zu verändern?
•    Führen wir regelmäßig Team Retrospektiven zur Zusammenarbeit durch?
Mit den Erkenntnissen der Drauf-Sicht werden die zu bearbeitenden Themen ausgewählt. Wir schauen, wo Dysfunktionen liegen, bzw. wo es Bedarf gibt, Neues zu entwickeln und zu implementieren und setzen dies dann um.

3. Team-Strategie
Nachdem sich das Team in den vertieften Kennenlernens Prozess begeben hat und die Kommunikation miteinander geschärft hat, geht es im Team-Tuning auf die oberste Ebene, sozusagen „ins Dach“.
Das Dach umschließt das gesamte Team-Tuning Haus und steht über allen Bereichen. Hier besprechen wir die Team-Strategie. 
Dabei geht es um Themen wie:
•    Team-Vision, Mission, Ziele, Strategie.
•    Wo wollen wir hin, wie wollen wir das tun und warum?
•    Mit welchem Anteil tragen wir zum Erreichen der Unternehmensziele bei?
Wir beleuchten zusammen die wesentlichen Elemente der Team-Strategie. Dabei schauen wir, inwiefern sie für alle transparent ist und schärfen bei Bedarf nach.
Die Team Strategie bietet dann den Rahmen für die nächsten Schritte, nämlich das Arbeiten an der Struktur der Zusammenarbeit und an den Kompetenzen, die das Team braucht, um seine gesetzten Ziele und seine Strategie erfolgreich zu erreichen.

4.  Struktur der Zusammenarbeit
Im vierten Bereich des Team-Tunings geht es um die Struktur der Zusammenarbeit.
Dabei kann das Team sich folgende Themen anschauen und überprüfen, ob das Team gut zu den Themen aufgestellt ist:
•    die Aufgabenverteilung
•    Strukturen und Prozesse
•    Rollen im Team
•    Teamführung: Wie ist die Führungsverantwortung im Team aufgeteilt? Welche disziplinarische und welche fachlichen Führungsrollen gibt es? Gibt es eine Hierarchie zwischen diesen Rollen? Besteht Klarheit im Team darüber?
Wir analysieren miteinander, wie klar die entsprechenden Strukturen ausgebildet sind und wie gut sie auf die aktuellen Anforderungen an das Team passen. Dann erarbeiten wir nach Bedarf Lösungen und neue Ansätze zur Weiterentwicklung

5. Kompetenzen im Team
Im vierten Bereich geht es um die Kompetenzen im Team wie z.B. fachliche, methodische und moderative Kompetenzen. 
Anhand der aktuellen und zukünftigen Aufgaben, der Anforderungen der Rollen und benötigten kommunikativen Kompetenzen überprüft das Team, inwieweit sie ausreichend alle Kompetenzanforderungen abdecken.
•    Welche Kompetenzen brauchen wir im Team? Wie gut sind wir damit besetzt? 
•    Gibt es eine ausreichende Anzahl an Teammitglieder, die über die entsprechenden Kompetenzen verfügen, sodass auch in Urlaubs- oder Krankheitsphasen alle Themen erfolgreich weiter vorankommen?
•    Welche Kompetenzanforderungen kommen in absehbarer Zeit auf uns zu?
•    Wissen die Teammitglieder, wie sich ihre Fähigkeiten und Kompetenzen mit denen ihrer Teammitglieder ergänzen? 
•    Kennen sie die Themen, in denen Kollaboration besonders effektiv ist. 

Ein besonderes Augenmerk geht auf die Konfliktlösungsfähigkeiten des Teams. 
Gerade in Veränderungsphasen sind Reibungen, Spannungen bis hin zu Konflikten typisch und unvermeidbar. Teams mit einer hohen Konfliktlösungskompetenz bestehen diese Phasen deutlich besser als Teams, die ungeübt sind im Umgang mit konfliktreichen Situationen.
 

Warum ist das Team-Tuning so wirkungsvoll?

Jeder dieser fünf Bereiche ist miteinander verknüpft. Ohne gute Kommunikation lässt sich keine Strategie entwickeln. Ohne die richtigen Strukturen und Prozesse kann sich das Team nicht aufeinander einstellen und den Teamgeist wachsen lassen. Ohne die passenden Kompetenzen im Team zu haben, wird das Team nicht in der Lage sein, die Strategien erfolgreich umzusetzen.
Der Rundumblick, den das Team im Team-Tuning vornimmt, fördert die Bewusstheit auf die Themen und bildet das Team darin aus, auch zukünftig weiter aufmerksam in diesen Themen zu sein und bei der nächsten Notwendigkeit wieder daran zu arbeiten.
 

Wie aufwendig ist ein Team-Tuning?

Sich Zeit für einen Teamentwicklung zu nehmen, nimmt automatisch Zeit, in denen Themen umgesetzt werden können. Ich höre manchmal das Argument: „Ich verstehe, dass es eigentlich wichtig wäre, dass wir uns als Team Zeit für die Teamentwicklung nehmen. Aber gerade haben wir überhaupt keine Zeit dafür …“
Das sind allerdings nicht selten auch die Teams, in denen es eine hohe Krankenrate und Fluktuation gibt.

Wie lange so ein Team Tuning dauert, ist von mehreren Faktoren abhängig.
-    Wie lange arbeitet das Team schon in der gleichen Besetzung zusammen?
-    Wie groß sind die Veränderungen, die ihm Rahmen der Transformation geschehen sollen?
-    Wieviel Veränderung gibt es insgesamt im Team?
-    Wie offen, konstruktiv und wertschätzend ist die Teamkommunikation bereits?
-    Wieviel Zeit kann das Team für das Team Tuning aufwenden?
Sind viele dieser Bereich schon gut entwickelt und entsprechen sie den aktuellen Anforderungen an die Teamarbeit gut, desto kürzer wird das Team Tuning dauern.

Desto mehr Zeit sich ein Team für eine Teamentwicklung nimmt, desto fester kann es zusammenwachsen und desto effizienter und effektiver ist die Zusammenarbeit, desto höher ist der Teamerfolg.
Sprechen Sie uns gerne an. Wir beraten Sie in ihren Anforderungen an ein Team Tuning und geben ihnen Vorschläge, wie Sie die Themen angehen können.