Interview mit Tanja Friederichs und Grace Zhang der Puls GmbH

Tanja Friederichs, Vice President Human Resources, und Grace Zhang, HR Director Asia, der Puls GmbH sprechen im Interview über die aktuelle Personalpolitik und wie sie mit den aktuellen Herausforderungen umgehen.

Teil 1:

Frau Friederichs, Sie sind Vice President Human Resources bei der Puls GmbH und sind hierbei für die weltweite Personalpolitik verantwortlich. Wie gehen Sie mit der aktuellen Herausforderung an die Wirtschaft und vielleicht auch konkret an Ihr Unternehmen um?

Die wirtschaftlichen Herausforderungen in unserem Unternehmen werden wir erst versetzt spüren, da die Vereinbarungen mit Kunden langfristig ausgelegt sind. Aber natürlich ist es für uns wichtig sich auf die Situation entsprechend einzustellen. Nach vielen Jahren des Wachstums ist es auch wichtig mal wieder einen Blick auf seine internen Kostenstrukturen zu legen. Dabei bedeutet dies nicht, dass wir bei PULS direkt Kurzarbeit oder Personalabbau im Blick haben sondern dass man noch mal prüft, wo wir evtl. Effizienzsteigerungen erreichen können.  Dazu haben wir z.B. gerade unser weltweites Ideenmanagement noch mal aktiviert und unsere Mitarbeiter gebeten hier mit uns gemeinsam aktiv zu werden. Natürlich schauen wir uns auch an, wie z.B. unsere Materialbestellungen angepasst werden. Nach wie vor wollen wir aber auch in für uns strategische Themen investieren, wie die Einführung eines neuen ERP-Systems oder in den Neubau unserer Produktion in Tschechien.

Sie haben auch Produktionswerke in China. Konnten Sie Learnings von den chinesischen Kollegen ziehen, mit Blick auf den Umgang mit dem Coronavirus?

Wir haben bei PULS schon Anfang des Jahres angefangen uns mit dem Corona-Virus zu beschäftigen, da wir bereits während Chinese New Year dort unseren Lock-Down hatten. Von der chinesischen Regierung gab es klare Vorgaben, was zu tun ist wie z.B. wer von welcher Region wieder zurück reisen durfte. Wie lange die Quarantänezeiten sind und welche Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden müssen. Als PULS selbst haben wir in dieser Zeit bereits auf „Home-Office“ in China umgestellt und gelernt, mit dieser Herausforderung umzugehen, obwohl dies für ein Produktionswerk sehr ungewöhnlich ist. Aufgrund dieser Erfahrungswerte konnten wir in München „Notfallpläne“ übernehmen, hatten rechtzeitig Masken bestellt und schon Anfang März eine Maskenpflicht eingeführt. Wir hatten in unserem Social Collaboration Tool Trainings geteilt, wie man z.B. seinen Arbeitstag zu Hause organisiert und dies konnten wir direkt in Europa übernehmen.

Welche Maßnahmen wurden eingeleitet, um sowohl den Schutz der Mitarbeiter als auch reibungslose Produktionsprozesse zu gewährleisten?

In China wurden die ganzen Maßnahmen von der Regierung vorgegeben. Weiterhin wurde der digitale Pass Handy genutzt, d.h. wann wer ins Unternehmen kommen darf. So gibt es hier ein Ampelsystem: Wenn der Mitarbeiter auf grün ist, dann darf er ins Unternehmen kommen und muss dies auf seinem Smartphone auch am Eingang vorzeigen. Bei Gelb gibt es bereits Einschränkungen wie keine Restaurantbesuche mehr und auch zur Arbeit darf man nicht mehr gehen.

In unseren weiteren Produktionswerken in Europa wurde die Maskenpflicht eingeführt und auf besondere Hygienevorschriften geachtet. Es gab Schulungen für alle Mitarbeiter wie man sich im Unternehmen verhalten soll. Berufe die keine Notwendigkeit hatten in die Firma zu kommen haben Home-Office – nach wie vor. In Tschechien gab es z.B. die Regelung, dass Eltern die teilweise zu Hause bleiben müssen einen finanziellen Ausgleich vom Staat bekommen haben. So hatte der Mitarbeiter 100% an Vergütung doch das Unternehmen hat nur die tatsächlich erbrachte Arbeitsleistung bezahlt.

In München in unserem Headquarter haben wir wie viele Unternehmen Home-Office eingeführt und allen Mitarbeiter Smartphones zur Verfügung gestellt. Wir haben direkt am Anfang Care-Pakete mit Masken und Desinfektionsmittel versendet, was eine ziemliche Herausforderung war, da kaum etwas auf dem Markt vorhanden war. Wir hatten den Mitarbeitern im März zugesagt, dass wir alle bis Ende Mai angefallenen Minusstunden ausgleichen, damit man sich an die Situation gewöhnen kann, gerade wenn Familien vor besonderen Herausforderungen stehen und es nicht immer einfach ist zu Hause zu arbeiten, wenn Kinder da sind. Wer wollte, konnte sich seinen Bürostuhl, einen Schreibtisch oder einen größeren Bildschirm nach Hause senden lassen. Die Sicherheit für die Mitarbeiter war an allen Standorten das wichtigste Kriterium – man hat aber individuell nach Arbeitsplatz und Land reagiert.

Gab es bei Puls schon vorausschauende Digitalisierungsprojekte, die geholfen haben, geeignete Maßnahmen in Ihrem Unternehmen bezüglich des Coronavirus zu etablieren?

Unser weltweites Social Collaboration Tool hat es uns ermöglicht, Mitarbeiter in der ganzen Welt zu erreichen und mit ihnen in einen schnellen Austausch zu wichtigen Informationen zu kommen. Wir können kurzfristig Mitarbeiterumfragen durchführen, daraus direkte Maßnahmen ableiten und dies wieder diskutieren. Die Beteiligung unserer Mitarbeiterumfragen im Headquarter liegt derzeit bei 93%. Das ist ein unglaublich tolles Ergebnis und dies kann man nur erreichen, wenn Mitarbeiter sehen, dass hier auch etwas umgesetzt und es ein direktes Feedback gibt.

Weiterhin haben wir MS Teams gleichzeitig mit unserer Home-Office-Regelung eingeführt. Unsere IT hat hier wirklich toll agiert und unterstützt. Weltweite Town-Hall-Meetings können somit virtuell durchgeführt werden, dabei erfolgen Übersetzungen in tschechischer und chinesischer Sprache direkt im Programm. Das gibt eine unglaubliche Power, Informationen zu teilen.

Für wie wichtig halten Sie den zwischenmenschlichen Aspekt in Bezug auf die interne Unternehmenskommunikation in diesen Zeiten? Vor allem auf Seiten der Management Ebene.

Corona hat uns gezeigt, dass wir durch die Nutzung digitaler Möglichkeiten eine unglaubliche Nähe zu den Mitarbeitern aufbauen können. Das hätte ich in der Form nicht für möglich gehalten. Natürlich ist es schön, wenn man sich auch mal wieder – wenn auch mit genügend Sicherheitsabstand – persönlich sieht. Unsere Führungskräfte sind gemeinsam mit unseren Mitarbeitern gewachsen. So wurde die Art und Weise der Meetings verändert, virtuelle Kaffeetreffen eingeführt, schnelles Feedback über Chat-Funktionen genutzt und in den Management-Meetings viel über Change gesprochen und wer was voneinander lernen kann. In unseren Umfragen die wir durchführen kam heraus, dass sich unsere Mitarbeiter vom Management sehr gut informiert fühlen. Wenn man unsere Bewertungen auf Kununu ansieht, wird dies auch bestätigt.

Welche Botschaften möchten Sie an Ihre Mitarbeiter in Zeiten der Krise vermitteln?

Unsere Botschaft an die Mitarbeiter ist, dass man sich bei PULS sicher fühlen kann. Wir müssen natürlich auf unsere Prozesse achten, wo wir effizienter werden können oder auch prüfen, ob die eine oder andere Investition derzeit notwendig ist. Trotzdem sind wir so solide aufgestellt, dass wir in strategische Themen weiter investieren wollen. So werden wir ein neues Produktionswerk in Tschechien bauen oder auch ein neues ERP-System (SAP) einführen, weil wir an unsere Zukunft glauben. Wir sind bei PULS nicht in einer strukturellen Krise wie z.B. in der Stahlindustrie, sondern sehen weiter gute technologische Einsatzmöglichkeiten für unsere Produkte.

Eine weitere Botschaft die wir senden möchten ist, dass wir für unsere Mitarbeiter da sind, egal in welcher Lebenssituation. Ob man zu einer Risikogruppe gehört und bis auf weiteres im Home-Office bleibt, ob man einen Poolwagen bekommt um nicht in Stoßzeiten mit öffentlichen Verkehrsmitteln fahren zu müssen oder ob es noch mal mehr digitale Trainings braucht – es gibt keine dummen Fragen, d.h. wir haben ein offenes Ohr für alle Belange.

Die Puls GmbH vor, während und nach der Krise – was änderte sich, was blieb und bleibt bestehen?  / New Work / HR-Transformation und Puls: Wie gestaltet sich der Status quo in Ihrem Unternehmen und welchen Stellenwert nehmen diese Themen bei Ihnen (vor allem nach der Krise) ein?

Durch die Etablierung unser neuen Arbeitswelten und weiteren Aktivitäten wie die Einführung eines Social Collaboration Tools waren wir eigentlich ganz zufrieden, was wir als mittelständisches Unternehmen schon alles umgesetzt hatten. In der Corona-Zeit haben wir festgestellt, dass es noch viel mehr Möglichkeiten, angefangen von Innovationstools wie (Mico, Mentimeter etc.) gibt und es wichtig ist, sich immer wieder darauf einzulassen, wenn auch noch nicht alles perfekt ist.

Durch Corona hatten wir nun die Chance noch digitaler zu arbeiten und haben festgestellt: es klappt. Das bedeutet für uns, dass wir weiterhin einen deutlichen Fokus auf die Weiterentwicklung unserer digitalen Arbeitswelt legen. Geschäftsreisen werden dahingehend überprüft, ob sie nicht auch in virtuellen, cloudbasierten Workspaces stattfinden können. Die Themen IT-Sicherheit und Schulung der Mitarbeiter darin werden wichtiger denn je, ebenso wie vernetzte Arbeitsweisen stärker in den Mittelpunkt rücken und veraltete Führungsverhalten aufbrechen werden. Unsere HR-Transformation bedeutet unseren Kunden Möglichkeiten anzubieten, wo man sich je nach Situation eigenständig transformieren kann und eine Unterstützung findet.

Teil 2:

Ms Zhang, please describe your position and your area of responsibility at PULS.

My position is HR Director, Asia. My main responsibility is to provide human resource support to PULS subsidiaries in the Asia-Pacific region with more focus on China because we have a large production facility and a big sales team in Suzhou.

How long have you been dealing with coronavirus at the production facilities in China?

We have been dealing with coronavirus since January, when our government issued a statement on lockdown restrictions of Wuhan city. Today, although we don’t have too many new numbers of infections in China, we are still taking precautions to ensure a safe production facility. So it has been 5 months now that we have been dealing with coronavirus.

What concrete measures have you implemented to protect employees?

When we first learned of the new coronavirus, we were already on our long Chinese New Year holiday. We have more than 300 colleagues and some of them were on their way back to their hometowns or planned to travel back. So our first measures were:

1. We immediately asked each colleague not to go to Wuhan and Hubei and informed them how to report their situation and get tested if they were in contact with an infected or suspected person. Meanwhile, we collected all employees’ information, e.g. on vacation destinations, transportation, health conditions, etc. with the purpose of keeping all employees safe and healthy on their ways.

2. We also immediately established an Emergency Response Team, led by our EHS Supervisor, which comprised 15 members of all functions. We have had daily calls to define concrete measures, discuss solutions for problems and make decisions.
3. Concrete measures included: follow the guideline from government strictly;  define quarantine policy; find a solution to provide 2 pieces of face masks to each colleague per day; clean and disinfect workplaces 2 times a day every day; reset meeting rooms and canteen to keep social distance; temperature measurements twice a day…

How did you initiate digital communication with employees and colleagues in other countries?

We used the WeChat platform for the communication with local employees as everyone can receive messages on his/her mobile phone. For the communication with colleagues in other countries we used our internal collaboration platform PAN for information sharing and Microsoft Teams for meetings and phone calls.

What messages have been communicated to the employees?

During coronavirus outbreak period many messages have been communicated to our employees, such as:

1. We Informed our employees about the effects of coronavirus and that each employee’s health is our prime concern at PULS.
2. We shared our action plans to ensure the health and safety of our employees in our workplace.
3. We communicated the newly defined company policies, e.g. regarding limiting or cancelling trips to cities marked as coronavirus hotspots and our sick leave policy around this time.
4. We shared knowledge about the new coronavirus and introduced individual measures to protect ourselves against it.
5. We encouraged employees who showed symptoms to report their situation and get tested immediately.
6. We informed our employees how to organize their return to work or work from home with necessary IT tools.
7. We shared our emergency plan so everybody knew the proper steps on how to react quickly in case an employee is infected.

What lessons have you learned in the last few weeks in relation to your area of responsibility?

Good to see that all colleagues and their families are safe and that we haven’t had any confirmed cases in PULS China so far. The most valuable lessons we have learned are:

• Repond quickly and flexibily
  Before COVID-19 outbreaks, we were not prepared for the impact of the global epidemic at our workplaces. Covid-19 dramatically amplified the elements of the VUCA environment and is the accelerator for the transformations of a newly required mindset and skills. Change happens almost every day and responding quickly and flexibly is very important - it’s HR’s role to address the importance and to provide the required capability in the organization.

• Ensure all employees are connected
  To overcome a crisis, it requires strong teamwork and commitment among all levels of employees - internal communication should be clear, transparent and easy to understand. In the context of social distancing it is very important to have an efficient platform to address the needs of the employees: keep all employees connected, be able to reach the right employees at the right time with the right message.

• Collaboration with external parties
  When we first learned of the coronavirus outbreak, we had to deal with a very challenging and unfamiliar situation. At the beginning, we had no idea how to handle this situation in our organization. We secured external support quickly because after we got the guideline from government and CDC countermeasures were well organized and implemented. During this time our employees kept up communication with residential communities and also got help from them. In China, the spread of coronaviruses was controlled in a short period, we think the collaboration among governments, communities, hospitals, companies and individuals is the key to this success.